Virtuelle Pressestelle: 10 Tipps zum Aufbau und zur Pflege

Ein Online-Pressebereich ist mehr als nur ein Servicebereich für Journalisten. Er hilft Bloggern und anderen Internet-Nutzern in sozialen Medien wie Xing oder Facebook, Informationen wie Texte und Bilder, über ihr Unternehmen und Produkte beziehungsweise Dienste zu finden und mit Freunden zu teilen. Viele Online-Besucher haben sich zu “Prosumenten” entwickelt: Konsumenten und Produzenten. In welchen Formaten sollten Fotos und Texte vorliegen? Warum sind persönliche Ansprechpartner für Journalisten wichtig? Wie sollte eine virtuelle Pressestelle gestaltet sein?

10 Tipps für die virtuelle Pressestelle

1. Auf der Startseite der unternehmenseigenen Website ist der Link „Presse“ leicht zu finden.

2. Alle Presseinformationen sind sofort und frei zugänglich – verzichten sie auf eine umständliche Nutzerregistrierung. Das ist Stil der 90-er Jahre.

3. Der Pressebereich ist klar und übersichtlich gestaltet – Journalisten leiden unter Zeitnot. Auf der Startseite der virtuellen Pressestelle steht gut sichtbar ein Ansprechpartner mit Foto, Telefonnummer und E-Mailadresse. Überprüfen sie diese Daten in größeren Unternehmen regelmäßig. Peinlich, wenn E-Mails mit “Empfänger unbekannt” wieder zurück kommen.

4. Die zuständige Kontaktperson verfügt über weitere Profile im Web, zum Beispiel bei Xing oder Twitter. Diese sind vom Online-Pressebereich der Website verlinkt.

5. Weitere Services im Pressebereich: Eine Übersicht aktueller Pressemitteilungen (mit Archiv), eine Volltextsuchfunktion, Bild- sowie gegebenenfalls Video- und Audiomaterial, eventuell ein Pressespiegel (Links zu bereits erschienen Medienbeiträgen – aber Achtung, keine Kopien bzw. Scans ohne Genehmigung. Es fallen Gebühren dafür an.) sowie eine schnell auffindbare Basisinformation über Unternehmen, Produkte und Geschäftsleitung.

6. Medienformate im Textbereich: Pressemitteilungen und Firmeninformation als PDF-Dokumente oder Webseiten (HTML). Formate für Fotos: Für gedruckte Medien mindestens 8 Megapixel Auflösung, Format: TIF. Für Online-Medien mindestens 5 Megapixel, Format: JPG, in hoher Qualität (Die Qualität hängt von der späteren Druckgröße ab!). Format für Grafiken: PNG. Alle Bilder sollten verkleinert auf einer Vorschauseite („Thumbnails“) zu finden sein. Durch Klick auf die Vorschaubilder können sich Journalisten das Original herunterladen. Mehrere Fotos in gepackten Dateien anbieten (Format: ZIP). Niemals ein einzelnes Foto in eine ZIP-Datei packen!

7. Pressemitteilungen sollten maximal ein bis zwei Druckseiten umfassen und zudem aktuell per RSS-Newsfeed im Abo verfügbar sein. Dieses mit dem Browser genutzte Verfahren ersetzt den klassischen E-Mailnewsletter.

8. Für Unternehmen, die im Web 2.0 aktiv sein möchten, empfiehlt sich ein separater „Social Media Newsroom“, der meist als Blogsystem eingerichtet wird – und parallel zur normalen Website läuft.

9. Pressemitteilungen zusätzlich bei kostenlosen Newsportalen wie OpenPR veröffentlichen, damit die Informationen zum Beispiel einfacher über Google News gefunden werden (mehr im vierten Teil dieser Serie).

10. Veröffentlichungen regelmäßig kontrollieren – zum Beispiel mit Hilfe von Google Alert (per E-Mail zu abonnieren).

Lesen sie im dritten Teil, welche Fehler sie bei der Online-PR vermeiden sollten.