Auftrag erledigt, Zeit zur Abrechnung. Rechnung schreiben, drucken, falten, ins Kuvert gesteckt, Marke drauf – und ab zum Briefkasten. Viele Selbständige versenden ihre Rechnungen immer noch konventionell per Post, weil sie glauben, der elektronische Weg sei nicht erlaubt oder sie bräuchten eine digitale Signatur. Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ist die elektronische Rechnung per Fax oder E-Mail die per Briefpost gleichgestellt. Rechnungen können nun gefaxt oder als PDF-Dokumenten-Anhang per Mail verschickt werden. Eine elektronische Signatur ist nicht mehr notwendig. Ein wesentlicher Aspekt, der bei vielen Selbständigen kaum Beachtung fand.
Der E-Versand bietet gegenüber der traditionellen Briefpost für den Versender als auch den Empfänger zahlreiche Vorteile. Er ist wesentlich schneller und bietet mehr Sicherheit. Per Fax erhält der Absender eine Sendeprotokoll. Per E-Mail kann er eine Empfangsbestätigung anfordern. Empfänger, die viele Rechnungen erhalten können für den Empfang eine separate E-Mailadresse einrichten und so die gesetzlich geforderte Archivierung mit Filtern automatisieren. Laut einer Untersuchung der Deutschen Bank Research/Billentis liegt das Einsparpotenzial auf Empfängerseite bei 11,60 EUR pro Rechnung.
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