Am Freitag bin ich wieder in Leipzig angekommen. Hinter mir liegen sieben Tage Arbeit in Erfurt – und vor mir zahlreiche Belege sowie neue Kontakte in meinem Notizbuch. Ich nehme mir 5 bis 10 Minuten Zeit, um die Dienstreise erfolgreich abzuschließen. Einige Tipps, um Zeit zu sparen…
Tipps zur Nachbereitung von Geschäftsreisen:
Belege sortieren, Deckblatt ausfüllen, zusammen tackern
In drei bis fünf Minuten alle Reisedetails notiert. Damit bei der späteren Gewinn- und Verlustrechnung beziehungsweise Steuererklärung keine Fragen entstehen – wie „Wann bin ich nochmal abgereist und angekommen?“ – Reisedetails am besten sofort festhalten. Dazu ein Deckblatt verwenden, ausfüllen, Belege sortieren und anheften. Es müssen nicht immer gekaufte Formulare sein und es besteht keine gesetzliche Formularpflicht. Wichtig für die steuerlich relevanten Reisekosten sind nur Angaben wie Abreise (Datum und Zeit) zur Ermittlung des Verpflegungsmehraufwands, besuchter Ort (eventuell noch besuchte Personen), ein Zweck der Dienstreise, unterschreiben, fertig. Anliegend ein simples Beispiel für ein Deckblatt zur Reisekostenabrechnung als PDF zum Download.
Neue Kontakte erfassen und pflegen. Mit wem, den ich neu kennengelernt habe, möchte ich den Kontakt intensivieren? Neue Kontakte im Anschluss an die Reise in ein elektronisches Adressbuch – wie Google-Kontakte – aufnehmen. Für E-Mailprogramme und Adressbücher auf dem stationären Desktop-PC oder Notebook existieren Zusatzprogramme, so genannte Add-ons, um die Kontakte mit dem Google-Adressbuch zu synchronisieren. Auf Android-Smartphones ist Google-Kontakte Standard. So spart man viel Zeit und hält die Kontakte auf allen Geräten stets aktuell. Auch auf geschäftlichen Plattformen wie Xing oder Linkedin prüfen, ob Kontakt auch dort vorhanden, gegebenenfalls Kontaktanfrage anstellen, Notizen anlegen und Kontakt mit Tags/Kategorien versehen, um Kontakt später zuordnen zu können – bei Xing auch rechts neben dem Profilfoto und Anschrift des Kontakts zu finden. Wer mit dem Notebook oder Smartphone über mobiles Internet verfügt, erledigt diese Dinge bereits auf der Zugfahrt oder im Hotel.Folgetermine planen. Bevor der Geschäftsalltag einen wieder einholt: Was hat sich durch neue Kontakte in anderen Städten oder Besuch einer Messe ergeben? Sind E-Mails zu schreiben? Folgetermine zu machen? Aufgaben oder gar Aufträge zu erledigen? Zur optimalen Planung – sowie zur Datensynchronisation und Arbeit in Gruppen – bietet sich der Google-Kalender an.
Wuala: Online-Backup, Datensynchronisation und Gruppenarbeit: 1 GB sind kostenlos
Neue Dokumente auf Desktop-PC/Server kopieren? Wer unterwegs auf seinem Notebook oder Tablet-PC neue Dokumente, wie Briefe, Excel-Tabellen oder Berichte angefertigt hat, benötigt diese unter Umständen auch zur Weiterbearbeitung auf dem Desktop-PC oder auf dem Server im lokalen Netzwerk. Immer noch kopieren viele Nutzer diese Dokumente und Daten manuell über ein lokales Netzwerk oder einen USB-Stick auf den stationären PC oder Server. Viel zu umständlich, es kostet Zeit und manchmal vergisst man es. Abhilfe bieten verschlüsselte „Online-Festplatten“, die sich mit allen Geräten automatisch im Hintergrund synchronisieren. Mein persönlicher Favorit ist Wuala (gehört zum USB-Medienhersteller Lacie, Standort: Schweiz). Zur Nutzung des Dienstes bietet Lacie Software für Windows-, MAC- und Linuxsysteme, die man sich kostenlos von der Website runterladen kann. Dieses Programm ermöglicht unter anderem die Datensynchronisation mit unterschiedlichen Geräten. Ein weiterer Vorteil: man kann die Dateien auch ohne Notebook von unterwegs mit jedem Webbrowser nutzen. 25 GB Online-Festplattenplatz kosten 49 Dollar jährlich, 1GB ist kostenlos.
