Kein Unternehmen kommt ohne sie aus: Meetings, zu deutsch Besprechungen. Ein Wort, das bei mir manchmal Unbehagen auslöst, wenn ich höre, dass „Herr Meier oder Frau Schuster wieder mal in einem Meeting und nicht zu sprechen sind.“ Mehr als die Hälfte ihrer gesamten Arbeitszeit verbringen viele Mitarbeiter in Meetings. Um sich zu informieren, Konflikte zu lösen oder über Vorhaben zu entscheiden. Doch häufig sind Meetings überflüssig oder schlecht geplant – reine Zeitvergeudung. Wenig Vorbereitung, überladene Agenda, kaum Zeitpuffer – und vielleicht noch mit ungelösten Konflikte unter einzelnen Teilnehmern.
Einige Anregungen für erfolgreiche Meetings, … wenn sie denn überhaupt notwendig sind.
Gründe und Formen für Meetings
Ich habe nichts gegen Besprechungen. Im Gegenteil: Sie sind wichtig für unternehmerische Entscheidungsprozesse, zum Aufbau und zum Erhalt von sozialen Beziehungen – für die Pflege einer Unternehmenskultur. Aber die wichtigste Frage, die man sich vorab stellen sollte: Welchen Grund hat das Meeting, zu welchem Ergebnis soll es führen? Reicht eventuell ein 4-Augen-Gespräch zwischen verschiedenen Mitarbeitern?
Lässt sich ein informelles Meeting vielleicht durch E-Mail-Diskussionen oder Telefonkonferenzen ersetzen? Und wenn ein Meeting notwendig ist, welche Form wähle ich für das Meeting?
Beispiele für Meeting-Formen
Informelle Meetings, Workshops, Brainstormings
Ist ein informelles Meeting überhaupt notwendig? Sollten sich die Teilnehmer nicht selber informieren, beispielsweise durch Internetrecherchen und E-Mails untereinander? Das Risiko bei einem informellen Meeting, wenn die Teilnehmer nicht oder nur schlecht informiert sind: Wer unsicher ist, was und wie etwas zu tun ist, schaut sich danach um, was die anderen wissen und tun. Wenn die auch nicht wissen, was und wie es zu tun ist, tut niemand etwas und es kommt später zu Fehlentscheidungen (siehe Wikipedia, „Konformität – Informativer sozialer Einfluss“, Experiment von Muzaffer ?erif). Bei Brainstormings Raum für Ideen lassen, sie vorerst nicht bewerten, aber auch nicht vergessen, erst recht keine Entscheidungen ad hoc treffen.
„Psycho-soziale“ Meetings
Meetings dienen auch dazu, dass sich neue Personen oder Mitarbeiter untereinander kennen lernen, ihre Wünsche, Meinungen und Wissen austauschen. „Lernen, wie der Andere tickt.“ Manche Meetings sind erforderlich, um Konflikte zwischen Personen oder Grupperierungen/Abteilungen zu lösen. Alte Regel: jeden aussprechen lassen. Versuchen, sich in die Lage des Anderen zu versetzen. Keine ad-hoc-Entscheidungen treffen.
Entscheidungsmeetings
Die Entscheider/Führungskräfte müssen gut vorbereitet sein, alle Beteiligten sich kennen sowie gut informiert sein. Hier geht es darum, letzte Meinungen zu diskutieren, bereits vorher bekannte Alternativen nochmal abzuwägen – mit dem Ziel, eine Entscheidung herbei zu führen. In Entscheidungsmeetings sollte die Anzahl der Teilnehmer eher begrenzt (zirka 4-6) sein.
‚Barcamps‘ als überbetriebliche Mischform
Mehrere Meetingformen könnten firmenübergreifend als auch firmenintern in Form von so genannten Barcamps zusammen gefasst werden. „Ein Barcamp ist eine offene Tagung mit offenen Workshops, deren Inhalte und Ablauf von den Teilnehmern zu Beginn der Tagung selbst entwickelt und im weiteren Verlauf gestaltet werden. Barcamps dienen dem inhaltlichen Austausch und der Diskussion….“ (Quelle: Wikipedia). Ein Barcamp bietet aber weit mehr: die Chance, soziale Beziehungen zu pflegen. Innerhalb von Barcamps, worin auch das Wort „campen“ steckt, können auch Betriebsfeiern (ohne Alkohol) mit Grill und Small Talk integriert werden. PS: Das Wort „Bar“ ist auswechselbar. In Deutschland werden seit 2006 öffentliche Barcamps veranstaltet, z.B. das Artcamp, Hotelcamp, Tourismuscamp.
Die Planung
Büroarbeiter verbringen bis zu 5 Stunden wöchentlich für die Planung von Meetings. Es erfordert einiges an Erfahrung, um ein erfolgreiches Meeting mit eventuellen Folgemeetings vorzubereiten.
Bevor Einladungen verschickt werden: Müssen überhaupt alle Personen anwesend sein? Wann passt es für die internen und vielleicht externen Teilnehmer, die anreisen müssen, am besten? Vormittags oder eher nachmittags? Steht der Zeitrahmen im Verhältnis zum gewünschten Ergebnis? So mancher Agenda-Schreiber neigt dazu, alles perfekt machen zu wollen. Sind alle Agendapunkte in dem gesteckten Zeitrahmen überhaupt machbar? Ist die Agenda geschrieben, frühzeitig mit der Einladung an alle Teilnehmer versenden, so dass noch Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden können. Ist für ausreichend Flüssigkeit (Wasser, Saft, Tee) gesorgt? Sind Handys und Notebook mit mobilem Internet unerwünscht, damit sich die Teilnehmer auf das Meeting konzentrieren können? Wird eine Pinnwand, ein Flip-Chart und ein Projektor gewünscht? Sind langweilige Powerpoint-Vorträge unerwünscht? 10 goldene Regeln für ansprechende Präsentationen.
Die Durchführung
Ein gutes Meeting braucht einen guten Moderator, der für eine angenehme Gesprächsatmosphäre sorgt. Am besten eine neutrale, externe Person (Moderator/Mediator) oder eine Person, die das Vertrauen aller Teilnehmer genießt und auf die sich Alle einigen können. Wie leitet man eine erfolgreiche Besprechung? Macht es Sinn, dass sich bei größeren Meetings die Teilnehmer mit Handzeichen melden, der Moderator diese notiert und der Reihe nach Redezeit gewährt? Wie lange darf ein Kollege reden? 5 Minuten? Pausen für Alle einlegen, alle zirka 2 Stunden, 10-15 Minuten.
Was entscheidet eigentlich über ein erfolgreiches Meeting? Sachliche Argumente oder das Gesprächsklima?
Ergebnisse und Handlungsbedarf
Nach dem Meeting ist wie vor dem Meeting. Protokoll für alle Teilnehmer schreiben und andere Nachbereitungen stehen an:
- Wurde ein Protokoll – neutral und sachlich – formuliert?
- Wurden Interessen/Kritiken einzelner übergangen und ist es eher einseitig?
- Sind weitere Medien im Protokoll enthalten, beispielsweise Fotos von der Pinnwand?
- Wurden die Ziele/Ergebnisse des Meetings eingehalten?
- Gibt es eine Empfehlung, wie ein Folgemeeting besser gestaltet werden kann?
- Warf die Besprechung Konflikte auf, die gelöst werden müssen?
- Welchen Handlungsbedarf hat das Meeting – im Interesse aller Beteiligten – ergeben?
- Wer koordiniert das in welcher Form (neues Meeting, E-Mail, Telefonkonferenz)?
