Geht es Ihnen manchmal auch so, dass Sie sich gestresst fühlen und glauben, die Zeit würde wie im Flug vergehen? Erzählen Sie Ihren Freunden und Kollegen dann, dass Sie „keine Zeit haben“, weil viel zu tun sei? Geben Sie Ihre Arbeiten verspätet ab und suchen nach Entschuldigungen?
Ich habe für Sie 11 Anregungen zusammengestellt, um mehr Zeit für Familie, Freunde und Kunden zu gewinnen.
11 Anregungen zum Zeitmanagement
Zeitmanagement ist eine Frage der Persönlichkeit. Der kreative, spontane Chaot eignet sich nicht für eine perfekte Planung, der sicherheitsbewusste, vorsichtige Typ schon eher. Sich beim Zeitmanagement nicht unter Druck setzen, Puffer einplanen – und nicht zuviel Zeit für die Planung an sich verbrauchen. Perfektion ist eher hinderlich.
Prioritäten setzen! Drei Prioritätsstufen – wie A,B,C – reichen zur Aufgabenplanung aus. Bei der Prioritätenfestlegung darauf achten, welche scheinbar unwichtigen Aufgaben sich später zu Zeitfressern entwickeln können, wenn sie zu lange aufgeschoben werden. Auf Prinzipien wie „was-zuerst-rein-kommt-wird-zuerst-erledigt“ und „bringt-mir-kurzfristig-am-meisten-Umsatz“ am besten verzichten. Eher auf kritische Termine und Zeiteinsparung achten.
Tagesziele stecken. Aufgaben und Prioritäten täglich neu festlegen. Ein kleiner Notizzettel, auf den morgens nach dem Frühstück alle Tagesaufgaben mit Prioritäten aufgeschrieben werden, reicht. Nicht im Kopfe machen, denn der soll frei bleiben. Wochen- und Monatsziele sind nicht immer erforderlich. Wer erfolgreich die Gegenwart plant, bleibt im Geschäft. Nicht zu viel Zeit dafür opfern, dafür konsequent abends die Tagesziele kontrollieren. Ohne Schuld- und Schamgefühl Tag für Tag weiter optimieren, auch wenn die Vorgaben nicht erreicht wurden. Dann: Weniger Aufgaben vornehmen.
Ordnen statt suchen. Kreative Selbständige neigen zu überquillenden Schreibtischen – und verbringen dann viel Zeit mit der Suche. Vor Feierabend den Schreibtisch frei machen, Papiere nach Prioritäten auf unterschiedlichen Häufchen stapeln und das Postfach aufräumen.
Tagsüber eine Auszeit nehmen. Eine halbe Stunde Spaziergang reicht aus, um die Gedanken neu zu sortieren, den Kopf frei zu machen und wieder effektiv zu arbeiten. Selbst bei größtem Stress und Zeitdruck sparen clevere Selbständige so viel Zeit, tanken neue Energie und verzetteln sich nicht (siehe 3).
Maximal 2 Meetings pro Tag. Nicht zu viele Termine auf einen Tag legen, Motto: „Da muss ich jetzt durch, wenn dann alles auf einmal, dann ist es weg“. Weg ist dann vielleicht auch der neue Kunde, weil ihm zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wurde. Zu viele Meetings bremsen zudem die Produktivität, die Organisation kostet Zeit. Reicht eventuell auch eine Ad-hoc-Telefonkonferenz mit mehreren Personen, zum Beispiel bei www.powwownow.de aus?
„Aufschiebiritis“ in den Griff bekommen. Bevor aus Konflikten ernsthafte Schwierigkeiten entstehen, Probleme immer frühzeitig ansprechen und angehen. Das betrifft beispielsweise Versäumnisse von Widerspruchsfristen bei Behörden oder arbeitsrechtliche Streitereien mit Mitarbeitern. Bei Behörden reicht zunächst ein fristgerechter, formloser Widerspruch, ausführliche Begründungen können nachgereicht werden.
Technologie gezielt nutzen. Informations- und Kommunikationstechnologie dient keinem Selbstzweck oder gar der Spielerei (wozu wir Männer ja gerne neigen). Was will ich mit der Technik erreichen? Ist der teure PC mit viel Schnickschnack wirklich notwendig? Termine mit verschiedenen Geräten wie Schreibtisch-PC, Notebook und Smartphone, über Internet-Server synchronisieren lassen, beispielsweise Google Calendar. PS: Übermäßiges, zielloses Surfen im Internet entwickelt sich schnell zum Zeitkiller.
Zeitfenster öffnen und wieder schließen. E-Mails und Telefon nur zu bestimmten Zeiten nutzen. Es reicht völlig aus, zwei Mal täglich E-Mails zu bearbeiten, 10 Minuten für die Buchhaltung oder 5 Minuten fürs Online-Banking. Mehr Tipps zur Beherrschung der E-Mail-Flut von meiner Kollegin Anne.
Zeitfresser finden und eliminieren. Welche Zeitfresser stehlen Ihnen unnötig Zeit? Kollegen oder Kunden, die sich als Plaudertaschen erweisen und eher einen Therapeuten brauchen? Oder umständliche Software im PC? Ab und zu mal alten Ballast abwerfen, löschen, neue Wege gehen. Selbst die Telefonwarteschleifen bei großen Anbietern kosten unnötig Zeit. Wer viel von Stadt zu Stadt reisen muss, sollte die Bahn als Arbeitsplatz nutzen, statt wertvolle Zeit im Auto zu vergeuden.
Netzwerke bilden. Zeit tauschen. Wer alles selbst und alleine macht, hat ein hohes Risiko zu scheitern. Wer schlau ist, baut Netzwerke mit Kollegen auf und sendet diesen nach Absprache auch mal gelegentlich ein wichtiges Angebot oder einen Geschäftsbrief zur Kontrolle nach dem „Vier-Augen-Prinzip“. Und hilft den Kollegen natürlich auch ab und zu.