Kennen Sie diese Situation? Sie planen Ihre Aufgaben für einen Tag, vermutlich schon Stunden oder gar Tage vorher. Dann kommt der Tag, alles gerät durcheinander, nichts klappt so, wie Sie es geplant hatten. Abends sind Sie dann frustriert, weil Sie Ihre Aufgaben von der Todo-Liste nicht alle erledigt haben.

Mein wertvollster Tip aus meinen 33 Jahren Selbstständigkeit für eine Aufgabenplanung: Nicht zu viel auf die Liste packen, weniger ist mehr. Wir Menschen in der westlichen Welt neigen dazu, alles perfekt machen zu wollen. Stellen Anforderungen an uns, die nur Maschinen erfüllen können. Wir wollen den Kunden – oder Chefs – gefallen. Haben Angst, etwas nicht zu schaffen.

Und, wenn es dann nicht so funktioniert, greifen wir zu Apps, Software – und Büchern. Hilft das wirklich? Mir hat es nie geholfen – und jedes Zeitplansystem, jede App hat mir mehr Zeit gestohlen, statt mir zu helfen. Nachfolgend einige Tipps eines Unternehmers aus 33 Jahren.

Tipps für eine zufriedene Tagesplanung

1. Machen Sie einen simplen Zettel

… den Sie abends wieder wegwerfen können (siehe 6.). Mit ruhigem Gewissen. Fangen Sie damit beim Frühstück an. Am besten bei der zweiten Tasse Kaffee, essen Sie vorher in Ruhe – und denken nicht an die Aufgaben. Es reicht dafür ein Notizzettel, ein „Schmierblatt“, eine Brötchentüte. Die Haken, die Sie dann abends neben allen Punkten machen können, dienen Ihrer Zufriedenheit. PS: Setzen Sie immer noch einen Platzhalter auf die Liste, Aufgabe unbekannt. Er dient den Überraschungen des Tages.

2. Weniger ist mehr

Packen Sie nicht zu viel auf eine Tagesliste Ihrer geplanten Aufgaben. Wir Deutschen neigen zur Perfektion. Fast schon eine Krankheit. Bitte verstehen Sie mich nicht falsch. Ich liebe es, ein Deutscher zu sein. Aber ich liebe auch die südländische Gelassenheit, von der wir nur lernen können. Und, siehe da, wir haben es offenbar gelernt, wie Studien zum Wertewandel der Deutschen belegen. Demnach ist uns Kommunikation und Selbstverwirklichung heute wichtiger als Geld und Karriere. Und: stellen Sie sich vor, Sie können abends hinter jede Aufgabe einen Haken setzen. Und, falls nicht, morgen beginnt ein neuer Tag 🙂 PS: heute mache ich Termine mit maximal zwei Menschen am Tag, denen ich mich dann in Ruhe widmen kann, statt von Termin zu Termin zu hetzen – und nur halb bei der Sache zu sein.

3. Die richtigen Prioritäten

Auf meine heutigen Todo-Listen wandern nur noch Aufgaben mit A- oder B-Prioritäten. C-Prioritäten – wie beispielsweise Ablage oder Keller aufräumen – stehen auf der „ewigen Todo-Liste“, haben in meinem Alltag nichts verloren. Am liebsten mag ich meine Todo-Liste, wenn dort nur Aufgaben mit höchster Priorität – wie Termine, Meeting- oder Gesprächsvorbereitungen, Deadlines etc. – stehen.

4. Trennen von alten Vorstellungen

Todo-Listen sind kein Muss. Lassen Sie sich nicht täuschen von Online-Anbietern, die Ihnen Angst machen wollen. Machen Sie sich frei. Von mir aus, machen Sie Ihre Todo-Liste des Tages auf der Toilette oder in der Badewanne. Seien Sie außergewöhnlich, auch im Interesse Ihrer Kunden. Gehen Sie neue Wege. Raus in den Wald – oder den Park um die Ecke. Ein Kuli und ein Zettel reicht Ihnen dafür. Die Liste muss nicht perfekt sein, sie muss auch nicht gut aussehen – nur 3. ist wichtig.

5. Vergessen Sie nie, warum und für wen Sie arbeiten

Ihre Familie, Ihre Freunde, Ihre Kollegen – und Ihre Mitarbeiter. Sind Sie Ihnen wichtiger als Ihre Kunden? Oder machen Sie etwas falsch? Was ist denn richtig oder falsch? Für wen arbeiten Sie eigentlich? „5 Minuten für die Buchhaltung“ – das reicht. Tag für Tag. Auf die Todo-Liste gehören immer, Tag für Tag, die Menschen, die Ihnen lieb sind. Oder wollen Sie sich etwa später im Alter fragen, wofür Sie überhaupt gearbeitet haben? Wie oft hören wir das Argument: „Ich habe keine Zeit, weil ich so viel zu tun habe.“ – ist dem wirklich so, oder verzetteln wir uns nur, mit falschen Prioritäten und voll gepackten Todo-Listen?

6. Der Abend – und das Ritual des Todo-Zettels

Mein abendliches Ritual besteht darin, meine Todo-Liste vom Frühstück nach dem Abendessen zu zerknüllen, zufrieden in den Papierkorb zu werfen – und den Feierabend zu genießen. Und die letzten 1-2 Punkte, die ich – als manchmal noch perfektionistischer Mensch – auf meine Todo-Liste gesetzt hatte und dann doch nicht geschafft habe, zu vergessen – und darüber zu lächeln. Lieber erinnere ich mich an die 3-5 anderen Punkte mit Freude und Stolz, die ich an diesem Tag erledigen konnte.